A nyári szabadságok idején könnyen előfordulhat, hogy egy szerződés, teljesítésigazolás vagy más sürgős dokumentum éppen akkor vár aláírásra, amikor a cégvezető nincs az irodában. A papíralapú folyamat ilyenkor napokra megakaszthatja az ügyintézést: nyomtatni, futárral továbbítani, majd visszaküldeni vagy beszkennelni kell az iratot. Minősített elektronikus aláírással azonban az üzleti folyamatok távolról is biztonságosan folytathatók.

Mit jelent az aláírás bárhonnan?

A FlintSign webes felületen, valamint iOS- és Android-alkalmazásban is használható. Internetkapcsolattal a cégvezető számítógépről vagy mobiltelefonról is aláírhatja a számára előkészített PDF-dokumentumokat. Nincs szükség USB-tokenre vagy kártyaolvasóra.

Ez különösen hasznos szerződések, megállapodások, teljesítésigazolások, HR-dokumentumok és más, határidőhöz kötött iratok esetén. A kollégák előkészíthetik és feltölthetik a dokumentumot, az aláíró pedig értesítést kap a feladatról, ellenőrizheti az iratot, majd elvégezheti az aláírást. Több résztvevő esetén a csoportos aláírási folyamatban az is nyomon követhető, hogy ki írta már alá a dokumentumot, és kinél várakozik még.

Jogilag is megfelelő megoldás

Az eIDAS rendelet alapján a minősített elektronikus aláírás joghatása egyenértékű a saját kezű aláíráséval. Magyarországon a megfelelő minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus okirat teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősülhet. A FlintSign rendszerében közvetített minősített elektronikus aláírást az InfoCert S.p.A., az Európai Unió bizalmi listáján szereplő minősített bizalmi szolgáltató biztosítja.

Fontos ugyanakkor, hogy az elektronikus aláírás mindig természetes személyhez kapcsolódik. Ha a cégvezető a vállalkozás nevében ír alá, a képviseleti jogosultságának az aláírás időpontjában fenn kell állnia. Személyre szóló minősített tanúsítvány is használható céges dokumentumok aláírására; a fogadó fél a képviseleti jogosultságot a cégjegyzék alapján ellenőrizheti.

A szabadság ne állítsa le a céget

A távoli elektronikus aláírás nem azt jelenti, hogy a vezetőnek a nyaralása alatt folyamatosan dolgoznia kell. A cél az, hogy valóban sürgős helyzetben ne a papír, a posta vagy a földrajzi távolság akadályozza meg a döntést. A FlintSign segítségével az aláírási folyamat gyorsabbá, átláthatóbbá és papírmentessé tehető, miközben a dokumentum hitelessége és sértetlensége is ellenőrizhető marad.